CHƯƠNG III:  

HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD

Bài 1: Tổng quan về Microsoft Word

I.     Giới thiệu và khởi động:

1. Giới thiệu: Microsoft Word là một phần mềm soạn thảo văn bản cao cấp dùng để soạn thảo các loại văn bản phục vụ công tác văn phòng.

2. Khởi động:

- Cách 1: Nhắp nút Start, chọn Programs, chọn Microsoft office, chọn Microsoft Word

- Cách 2: Nhắp đúp vào Shortcut Microsoft Word trên màn hình (nếu có)

3. Thoát:

- Cách 1: nhấn tổ hợp phím Alt + F4

- Cách 2: nhắp thực đơn File, chọn Exit

- Cách 3: nhắp nút Close.

II. Giới thiệu màn hình soạn thảo:

1, Thanh tiêu đề (Title bar):  bao gồm tên tập tin và các nút: phóng to  (Maximize), thu nhỏ  (Minimize), nút đóng  (Close).

2, Thanh thực đơn (Menu bar): bao gồm tên các nhóm lệnh, mỗi nhóm lệnh ứng với một thực đơn dọc.

-     Để mở một thực đơn dọc ta có thể thực hiện một trong các cách sau:

+ Nhắp chuột tại tên nhóm lệnh

+ Nhấn tổ hợp phím Alt+ ký tự đại diện (ký tự gạch chân)

-     Trong thực đơn dọc:

+ Các lệnh rõ cho phép chọn để thực hiện

+ Các lệnh mờ tạm thời không cho phép chọn

+ Các lệnh có dấu ba chấm (…) sẽ xuất hiện hộp hội thoại khi được chọn.

+ Các lệnh có tổ hợp phím cho phép chọn lệnh bằng tổ hợp phím.

+ Các ký tự có gạch chân có thể chọn bằng phím.

3, Các thanh công cụ

Gồm các biểu tượng của các lệnh thông dụng: Print, Cut, Copy, Paste, Equation, Symbol…

4, Vùng soạn thảo văn bản (Text Area):

Có con trỏ nhấp nháy xác định vị trí chèn ký tự nhập từ bàn phím.

5, Thanh trạng thái (Status bar):

    Ở dòng cuối cùng của cửa sổ, hiện thị tình trạng hiện tại của cửa sổ như: số trang, vị trí con trỏ (dòng, cột), dạng hiện thị văn bản, zoom, …

6, Thước (Ruler):

    Bao gồm: thước ngang và thước dọc

-     Đơn vị đo lường của thước có thể là: cm, mm, inch, point. Muốn xác định đơn vị đo ta thực hiện: nhắp chuột vào File, chọn Options nhắp chuột vào trang Advance, chọn đơn vị đo trong khung Show measurement in units of, nhắp OK.

-     Muốn bật hay tắt: nhắp chuột vào menu View, chọn Ruler.

7, Thanh cuốn (Scroll bar):

Bao gồm thanh cuốn và thanh cuốn ngang. Thanh cuốn dùng để xem các phần bị che khuất trên màn hình.

III. Các thao tác soạn thảo và hiệu chỉnh

1. Soạn thảo Tiếng Việt:

a, Bộ gõ: có hai bộ gõ thông dụng: vietkey và unikey

b, Bộ phông:

-         Bộ phông Unicode: có các phông chữ như: Arial, Times New Roman, ..

-         Bộ phông VNI Windows: có các phông chữ bắt đầu bằng vni- ,ví dụ Vni-times, Vni-arial ..

-         Bộ phông: TCVN3(ABC): có các phông chữ bắt đầu bằng dấu chấm (.), ví dụ: .Arial, .VniTimes ..vv

c, Các kiểu gõ dấu: có 2 kiểu thông dụng

v Kiểu gõ VNI:

-         Nhập nguyên âm trước, gõ dấu sau

-         Các phím tương ứng với các dấu như sau:

    1: sắc, 2: huyền, 3: hỏi, 4: ngã, 5: nặng, 6: mũ, 7: móc, 8: á, 9: ngang

Ví dụ: Trường Cao Đẳng Nghề Lilama 2 (Tru7o72ng Cao D9a83ng Nghe62 Lilama 2)

v Kiểu gõ TELEX:

s: sắc                      f: huyền         r: hỏi               x: ngã             j: nặng            uw: ư

ee: ê                       aa: â                aw: ă               dd: đ               oo: ô               ow: ơ

2. Nhập văn bản:

v Gõ văn bản: thông thường ta nhập văn bản từ bàn phím, ngoài ra ta có thể nhập văn bản như: chèn ký tự đặc biệt, định nghĩa tắt, ...vv

a.  Nguyên tắc gõ văn bản:

–    Các dấu: , . ! ; ’ ’’ } ] ) được gõ ngay sau từ bên trái chúng, không có dấu cách ở giữa. Đi liền sau các dấu này là một dấu cách, rồi đến từ tiếp theo.

–    Các dấu ‘ “ { [ ( được phân cách bởi dấu cách từ bên trái nó, nhưng lại đi liền với từ bên phải các dấu.

–    Từ cách từ đúng một khoảng trắng..

–     Máy tính tự động xuống dòng khi hết dòng và một lần nhấn phím Enter là kết thúc một đoạn văn bản.

Ø Lưu ý:

- Trong quá trình gõ văn bản các sai sót có thể xẩy ra: đối với ký tự và từ ta sửa đổi thông qua một số công cụ. Còn đối với đoạn văn bản ta có thể sửa đổi trong khi gõ hoặc sau khi gõ.

- Việc trình bày (định dạng) văn bản sẽ tiến hành sau khi đã gõ xong toàn văn bản

b.  Chèn ký tự đặc biệt (Symbol):

-  B1: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn ký tự đặc biệt. 

- B2: Nhắp chuột vào menu Insert, chọn nhóm Symbol, nhắp chuột vào More Symbols:

+ Trong khung Font: chọn phông cho ký tự đặc biệt.

+ Nhắp chuột vào ký tự cần chèn, rồi nhắp nút Insert.

-  B3: Nhắp nút Close để kết thúc.

c.      Định nghĩa ký tự tắt bằng Autocorrect Option:

- B1: Chọn (bôi đen) khối văn bản cần định nghĩa gõ tắt.

- B2: Nhắp chuột vào nút File, chọn Options, chọn Proofing, chọn mục Autocorrect options.

xuất hiện hộp hội thoại Autocorrect:

o   Trong khung Replace: gõ ký tự tắt.

o   Nhắp nút Add

   - B3: Nhắp nút OK

Ø  Để sử dụng cụm từ đã định nghĩa tắt ta tiến hành: gõ ký tự tắt rồi nhấn phím Space (phím khoảng trắng).

3. Thao tác trên khối chọn:

a. Chọn (bôi đen) khối:

-  C1: Đặt con trỏ ở đầu khối, kéo chuột đến vị trí cuối khối chọn hay ngược lại.

- C2: Đặt con trỏ ở đầu khối, đè phím Shift đồng thời nhấn các phím mũi tên đến cuối khối chọn (bôi đen), hay ngược lại.

- C3: Đặt con trỏ ở đầu khối, đè phím Shift đồng thời nhắp chuột tại vị trí cuối khối cần chọn (bôi đen), hay ngược lại.

- C4: Để chọn nhiều khối văn bản: đè phím Ctrl và thực hiện một trong 3 cách trên

- C5: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A: để chọn toàn bộ văn bản

b. Sao chép khối (Copy):

- B1: Chọn (bôi đen) khối cần sao chép.

- B2: Nhắp chuột vào thẻ Home, chọn  Copy (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C)

- B3: Đặt con trỏ tại vị trí cần sao chép đến.

- B4: Nhắp chuột vào thẻ Home, chọn Paste (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V)

c. Di chuyển khối (Move):

- B1: Chọn (bôi đen) khối cần di chuyển.

- B2: Nhắp chuột vào thẻ Home, chọn Cut (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X)

- B3: Đặt con trỏ tại vị trí cần di chuyển đến.

- B4: Nhắp chuột vào thẻ Home, chọn Paste (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V)

d.  Xóa khối (Delete):

- B1: Chọn (bôi đen) khối cần xóa.

- B2: Nhấn phím Delete

IV. Chèn các đối tượng văn bản:

1. Khung văn bản (textbox)

a.      Chèn khung

-         B1: Đặt con trỏ tại vị trí chèn

-         B2: Nhắp chuột vào menu Insert, chọn Text Box chọn Draw Text Box con chuột có hình dấu +

-   B3: Kéo chuột từ góc trên trái đến góc phải dưới để tạo.

b.      Thay đổi kích thước:

-         B1: Nhắp chuột vào đường viền khung

-         B2: Di chuyển chuột đến một trong 8 nút: xuất hiện mũi tên hai chiều, kéo chuột đến vị trí mới để thay đổi kích thước

c.      Thay đổi vị trí:

-         B1: Nhắp chuột vào đường viền khung

-         B2: Di chuyển chuột đến đường viền xuất hiện mũi tên 4 chiều, kéo chuột đến vị trí mới để thay đổi vị trí khung (hoặc sử dụng  phím mũi tên).

d.      Thay đổi kiểu đường viền

-         B1: Nhắp chuột vào đường viền khung

-         B2: Nhắp chuột vào menu Format, chọn Shape outline, chọn Weight

e.      Thay đổi màu khung

-         B1: Nhắp chuột vào đường viền khung

-         B2: Nhắp chuột vào menu Format, chọn Shape outline, chọn màu cho khung

f.       Thay đổi màu nền:

-         B1: Nhắp chuột vào đường viền khung

-         B2: Nhắp chuột vào menu Format, chọn Shape Fill, chọn màu nền

g.      Định dạng khung văn bản:

-         B1: Nhắp chuột vào đường viền khung

-         B2: Nhắp chuột vào menu Format, chọn kiểu định dạng ở Wrap text

2. Hình ảnh (Picture):

a.      Chèn hình:

-     B1: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn hình ảnh.

-     B2: Nhắp chuột vào menu Insert, trong nhóm Illustrations, chọn Picture, chèn hình ảnh từ tệp người dùng, xuất hiện hộp hội thoại Insert Picture:

o   Trong khung Look in: chọn tên thư mục chứa hình ảnh.

o   Chọn tên tập tin hình ảnh.

-   B3: Nhắp nút Insert để kết thúc.

Ø  Chú ý: ngoài ra ta có thể chèn hình ảnh từ Clip Art bằng cách:

-   B1: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn

- B2: Chọn  thẻ Insert, trong nhóm Illustrations, chọn Clip Art, xuất hiện hộp hội thoại Insert ClipArt: chọn loại và tên tập tin cần chèn.

 - B3: Nhắp nút Insert Clip art để chèn hình vào văn bản.

b.  Thay đổi kích thước hay vị trí hình ảnh: ta tiến hành tương tự như khung văn bản

c.  Định dạng hình ảnh:

- B1: Nhắp chuột vào hình ảnh

- B2 Nhắp chuột vào menu Format:

o  Trong nhóm Adjust: cho phép điều chỉnh độ sáng của hình (Brightness), màu (Recolor), thay đổi hình khác (Change Picture)..

o   Trong nhóm Picture Styles: chọn khung bao hình ảnh

o   Trong nhóm Arrange:

  +  Position: vị trí của hình trên một trang giấy

  +  Align: Căn lề của hình

  +  Rotate: Xoay hình

o   Trong nhóm Size:

 +  Chọn độ rộng trong Width, chiều cao trong mục Height.

 +  Chọn kiểu xén hình Crop.

Ø  Ngoài ra ta có thể nhắp phải chuột vào hình cần định dạng và chọn Format Picture, để định dạng.

3. Công thức toán học (Insert\ Symbols\ Equation):

a, Chèn công thức toán học

-   B1: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn công thức.

-   B2: Nhắp chuột vào thẻ Insert, trong nhóm Symbols, chọn Equation, kích chuột vào mũi tên trỏ xuống và chọn mục Insert New Equation

-   B3: Xuất hiện thanh công cụ Equation Tools: chọn loại cộng cụ trong thanh Equation rồi gõ công thức vào.

b, Thay đổi kích thước, vị trí, định dạng văn bản xung quanh tiến hành tương tự khung văn bản

4. Chữ nghệ thuật (WordArt):

a, Chèn chữ nghệ thuật

-         B1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn chữ nghệ thuật trong văn bản.

-         B2: Nhắp chuột vào menu Insert, chọn nhóm Text, chọn WordArt , xuất hiện màn hình WordArt Gallery:

-       B3: Chọn kiểu chữ, xuất hiện hộp hội thoại Edit WordArt text:

o  Trong khung Font: chọn phông chữ.

o  Trong khung Size: chọn kích thước chữ.

o  Chọn kiểu chữ đậm hay nghiêng

o  Trong vùng Text: gõ nội dung

-     B4: Nhắp nút OK để kết thúc.

b, Thay đổi kiểu chữ: Nhắp vào chữ, chọn Format, chọn Change shape, chọn kiểu chữ

c, Sửa đổi chữ: nhắp đúp chuột vào vùng văn bản đó.

d, Thay đổi kích thước, vị trí, định dạng văn bản xung quanh tiến hành tương tự khung văn bản.

5. Sơ đồ:

a, Chèn sơ đồ

- B1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn sơ đồ trong văn bản.

- B2: Nhắp chuột vào menu Insert, chọn nhóm Illustration, chọn SmartArt, xuất hiện màn hinh Choose a SmartArt Graphic

o   Chọn nút All: liệt kê danh sách tất cả các dạng SmartArt.

o   Chọn nút List: dạng sơ đồ liệt kê SmartArt.

o   Chọn nút Process: dạng sơ đồ  tiến trình SmartArt.

o   Chọn nút Cyde: sơ đồ dạng vòng tròn SmartArt.

o   Chọn nút Hierachy: sơ đồ dạng cây  SmartArt.

o   Chọn nút Relationship: sơ đồ dạng quan hệ SmartArt.

o   Chọn nút Matrix:  sơ đồ dạng ma trận SmartArt.

o   Chọn nút Pyramid: sơ đồ dạng tháp SmartArt.

- B3:  Nhấp nút OK.

- B4: Gõ nội dung sơ đồ.

b, Thay đổi kích thước, vị trí, định dạng văn bản xung quanh tiến hành tương tự khung văn bản

6. Tập tin (File):

Để chèn một hay nhiều tập tin đã có vào tập tin đang soạn thảo (ghép nối các tập tin), thay vì thực hiện các thao tác sao chép (Copy) ta thực hiện như sau:

- B1: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn tập tin đã có vào văn bản đang soạn thảo.

- B2: Nhắp chuột vào thẻ Insert, chọn nhóm  Text, nhấp chuột vào Object chọn trang  Create from File, nhắp nút Browse,:

+ Chọn ổ đĩa và thư mục chứa tập tin.

     + Trong khung Files of type: chọn kiểu tập tin.

     + Nhắp chuột vào tên tập tin.

- B3: Nhắp nút Insert để chèn.

Ø  Tất cả nội dung của tập tin sẽ được chèn vào sau vị trí con trỏ.

V. Các thao tác trên tập tin:

1.      Mở tập tin mới: thực hiện một trong các cách sau:

- C1: Làm như cách khởi động Microsoft Word.

- C2: Nhắp chuột vào nút File, chọn New

- C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N

- C4: Nhắp chuột vào biểu tượng New  trên thanh công cụ

2.      Mở tập tin đã có:

- B1: Nhắp chuột File, chọn Open (hoặc Ctrl + O), xuất hiện hộp hội thoại Open:

+ Chọn ổ đĩa và thư mục chứa tập tin.

+ Trong khung Save as type: chọn kiểu tập tin để mở

+ Nhắp chuột vào tên tập tin

- B2: Nhắp nút Open để mở.         

Ngoài ra:

-      B1: Nhắp phải nút Start, chọn Explorer

-      B2: Mở ổ đĩa và thư mục chứa tập tin, rồi nhắp đúp vào tập tin cần mở

3.      Lưu tập tin vào đĩa:

- B1: Nhắp chuột vào File, chọn Save (hoặc nhấn Ctrl+S)  xuất hiện hộp hội thoại Save As:

+ Trong khung File name: gõ tên tập tin

+ Trong khung Save as type: chọn kiểu tập tin để lưu. Nếu chọn Word Document: Lưu văn bản ở dạng mặc định với đuôi *.docx. Nếu chọn Word 97-2003: Lưu văn bản ở dạng Word 2003 với đuôi *.doc

- B2: Nhắp nút Save để lưu.

Ø  Ngoài ra: ta có thể lưu thành một tệp mới có nội dung như tệp cũ bằng cách: nhắp chuột vào File, chọn Save as (hoặc nhấn phím F12), xuất hiện hộp hội thoại Save As, rồi tiến hành tương tự như trên.

VI. Chọn các hình thức thể hiện văn bản:

1. Các hình thức thể hiện văn bản:  Nhắp chuột vào thẻ View, trong nhóm Document Views  cho phép chọn một trong các hình thức thể hiện sau:

-     Nếu chọn Print Layout View: hiện thị đầy đủ văn bản, đúng như khi in ra giấy.

-     Nếu chọn Web Layout: hiển thị văn bản đầy đủ dạng WEB

-     Nếu chọn Full Screen Reading: chế độ xem tài liệu, cho phép đọc thông tin văn bản dạng 2 trang đầy màn hình, không cho phép soạn thảo.

-     Nếu chọn Draft: hiển thị văn bản dạng bản thảo.

-     Nếu chọn Outline View: hiện thị văn bản theo từng mức, tính từ phía trái của trang tối đa là 9 mức.

2. Chọn tỷ lệ hiện thị trang văn bản:

-     C1: Nhắp chuột tại khung Zoom  trên thanh trạng thái.

-     C2: Nhắp chuột vào menu View, chọn Zoom, chọn tỷ lệ, rồi nhắp nút OK

BÀI TẬP THỰC HÀNH

1. Thực hiện tất cả các cách khởi động MS. Word và phóng to, thu nhỏ cửa sổ

2. Mở/ tắt các thanh: thanh công cụ chuẩn, thanh công định dạng, thước ngang và dọc (đổi đơn vị thước là cm) thanh công cụ đồ họa, thanh cuốn ngang và thanh cuốn dọc, thanh trạng thái.

3. Điều chỉnh 3 bộ phông cơ bản (Unicode, TCVN3, VNI windows) cùng hai bộ gõ (Unikey và Vietkey)

4. Sử dụng: AutoText hoặc AutoCorrect, để định nghĩa tắt sau:

 Coâng nghệ coâng tin là CNTT, Tin học là TH

5. Nhập và sử dụng chức năng Symbol, WordArt, TextBox, Picture và thanh công cụ Drawing để tạo, định dạng văn bản sau, rồi lưu lên ổ D với tên là quangcao.doc

ˆMaxcell luôn áp dụng những kỹ thuật tiên tiến, để sáng chế ra những sản phẩm mới, thoả mãn yêu cầu người sử dùng.

“ Sản phẩm Maxcell làm tăng thêm sức chứa dữ liệu và thu nhỏ kích thước, kéo dài tuổi tho sử dụng. Làm toàn bộ dữ liệu lưu trữ được bền hơn, an toàn và tin cậy hơn.

6. Sử dụng chức năng Equation tạo các công thức sau và lưu trong ổ D: với tên congthuc.doc

+,  ,  sin²x = , H₂ + SO₄=H₂SO₄^,       ax³+bx²+c=0

7. Đóng tất cả các cửa sổ ở trên và sau đó mở lại bài tập quangcao.doc đã làm.

8. Thay đổi các hình thức thể hiện văn bản và chọn tỷ lệ hiện thị văn bản là 120%.

Bài 2:         Định dạng văn bản

v  Lưu ý:

            Định dạng văn bản được tiến hành sau khi đã gõ xong toàn bộ văn bản.

1.  Định dạng ký tự (Font):

Là định dạng các trường hợp cơ bản sau: phông chữ (như: Vni-times, Arial), kích thước chữ, kiểu chữ (đậm, nghiêng), màu chữ, kiểu đường gạch chân…vv

- B1: Chọn (bôi đen) khối hay các khối văn bản cần định dạng.

- B2: Nhắp chuột vào Home, chọn khung Font, xuất hiện hộp hội thoại Font:

+  Trong khung Font: chọn phông chữ.

+ Trong khug Font style: chọn kiểu chữ như đậm (Bold), nghiêng (Italic), đậm nghiêng (Bold -Italic).

+ Trong khung Size: chọn kích thước chữ

+ Trong khung Underline style: chọn kiểu gạch dưới.

+ Trong khung Font Color: chọn màu chữ.

+ Nhắp nút Default: để mặc định phông chữ về sau.

+ Ngoài ra ta còn có thể chọn các chức năng khác như: dòng kẻ, số mũ, bóng đổ…

-     B3: Nhắp nút OK để kết thúc.

Ø  Ngoài ra:

-  B1: chọn (bôi đen) khối hay các khối văn bản

- B2: Vào Home, chọn các biểu tượng để định dạng

  (Hoặc nhấn Ctr+B: để chữ đậm, Ctrl+I: để chữ nghiêng, Ctrl+U: để gạch chân, Ctrl + [ hoặc ]: để tăng hoặc giảm kích thước chữ, Ctrl và +: để chỉ số trên, Ctrl và =: để chỉ số dưới)

2.  Định dạng đoạn văn (Paragraph):

     Định dạng đoạn là định dạng các trường hợp cơ bản sau: căn lề (trái, phải, giữa, đều hai bên), dòng đầu tiên của đoạn thụt vào hay lồi ra, khoảng cách đối với đoạn văn bản trước hay đoạn văn bản sau và giữa các dòng trong đoạn, để dòng đầu của đoạn văn bản không nằm ở dòng cuối cùng trang trước, hoặc dòng cuối cùng của đoạn văn bản không nằm ở dòng đầu tiên của trang sau các dòng của đoạn văn bản đều nằm trên 1 trang …

- B1: Chọn (bôi đen) một đoạn hay các đoạn văn bản cần định dạng.

- B2: Nhắp chuột vào Home, chọn nhóm Paragraph

Xuất hiện hộp hội thoại Paragraph:

v  Nhắp chuột vào trang Indents and Spacing:

+ Trong khung Alignment: chọn căn đều theo: biên trái (Left), biên phải (Right), căn giữa (Centered), căn đều hai biên (Justified).

+ Trong vùng Indentation:

o   Trong khung Left: chọn thụt vào hay lồi ra bên trái cho cả đoạn

o   Trong khung Right: chọn thụt vào hay lồi ra bên phải cho cả đoạn

o   Trong khung Special: chọn Fisrt hay Hanging để áp dụng cho dòng đầu tiên hay các dòng còn lại của đoạn.

o   Trong khung By: chọn dòng đầu tiên thụt vào

+ Trong vùng Spacing: 

o   Trong khung before:đặt khoảng cách giữa đoạn được chọn với đoạn trước nó.

o   Trong khung After: đặt khoảng cách giữa đoạn được chọn với đoạn sau nó.

o   Trong khung Line Spacing: đặt khoảng cách giữa các dòng trong đoạn.

o   Trong khung At: chọn hay gõ khoảng cách giữa các dòng trong đoạn

v Nhắp chuột vào trang Line and page breaks:

+ Chọn Window/Orphan Control: để dòng đầu của đoạn văn bản không nằm ở dòng cuối cùng trang trước, hoặc dòng cuối cùng của đoạn văn bản không nằm ở dòng đầu tiên của trang sau.

+ Chọn Keep lines together: để các dòng của đoạn văn bản đều nằm trên 1 trang

+ Chọn Keep with next: để đoạn văn bản ngay sau đó không bị sang trang.

+ Chọn Page break before:  để đoạn văn bản phải sang trang mới

-         B3: Nhắp nút OK để kết thúc

Ø  Ngoài ra:

-     B1: Chọn (bôi đen) một đoạn hay các đoạn văn bản cần định dạng.

-     B2: Nhắp vào các biểu tượng  để chọn: căn trái, giữa, phải và đều hai bên, khoảng cách giữa các dòng trong đoạn trên thanh công cụ Formatting.

 (Hoặc nhấn Ctr+L:để căn trái, Ctrl+R: để căn phải,Ctrl+E:để căn giữa,Ctrl +J để căn đều hai bên, Ctrl+5 hoặc Ctrl+2 để tăng khoảng cách giữa các dòng trong đoạn là 1.5 hay 2 dòng, kéo chuột vào tam giác trên hoặc dưới của thước ngang để dòng đầu tiên hay các dòng còn lại của đoạn thụt vào hay lồi ra).

3.  Định dạng các điểm dừng phím Tab(Tabs Stops):

-         B1: Chọn (bôi đen) khối hay các khối văn bản

-         B2: Nhắp chuột Home, trong nhóm Paragraph, chọn nút Tabs, xuất hiện hộp hội thoại Tabs:

o   Trong khung Tab Stop Position: nhập vị trí dừng điểm Tab.

o   Trong khung Default Tab Stops: mặc định khoảng cách cho điểm dừng Tab

o   Trong vùng Alignment: chọn kiểu căn lề Tab (Left, Right, Center)

o   Trong vùng Leader: chọn kiểu đường nối giữa các điểm dừng Tab.

-          B3: Nhắp nút Set để kết thúc việc định dạng cho một điểm Tab và thực hiện tương tự cho các điểm Tab tiếp theo.

-         B4: Nhắp nút OK để kết thúc.

Ø  Chú ý:

-  Muốn xoá một hay tất cả các điểm dừng phím Tab thì trong hộp hội thoại Tabs ta nhắp nút Clear hoặc Clear All (hoặc ở B2: ta có thể kéo chuột vào các điểm dừng phím Tab trên thước ngang ra khỏi vùng soạn thảo để xóa)

-  Để đặt các điểm dừng Tabs trống: ở B2 chọn kiểu Tab tại nút Tab ở đầu thước ngang rồi kích chuột vào vị trí dừng Tab trên thước ngang để đặt các điểm dừng phím Tab.

4.   Định dạng kí tự, số ở đầu đoạn văn (Bullets/Numbering):

a, Tạo danh sách đánh dấu/ đánh số bằng cách sau:

-         B1: Nhấn nút File, sau đó chọn Options, nhấn chọn Proofing, nhấn nút AutoCorrect Options, nhấn vào thẻ AutoFormat As You Type.

-         B2:  Bên dưới nhóm Apply as you type, đánh dấu chọn vào 2 mục Automatic bulleted lists và Automatic numbered lists.

-         B3: Nhấn OK để đóng các hộp thoại lại.

b, Tạo danh sách đánh dấu (Bullet) hay đánh số (Number) tự động 1 cấp

-         B1: Gõ vào dấu * để bắt đầu một danh sách các đánh dấu đầu dòng hoặc nhập 1. Để bắt đầu một danh sách đánh số tự động, sau đó nhấn phím space bar  hoặc phím Tab.

-         B2: Nhập dữ liệu.

-         B3: Nhấn phím Enter. Word tự động chèn thêm dấu Bullet hoặc số thứ tự tiếp theo.

-         B4. Để kết thúc việc đánh dấu, đánh số tự động, nhấn Enter hai lần hoặc nhấn phím Backspace để xóa dấu Bullet hoặc số cuối cùng.

c, Đánh dấu vào đầu đoạn:

-         B1: Chọn (bôi đen) khối hay các khối văn bản

-         B2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Bullets:

+ Chọn dấu đầu đoạn

+ Chọn change list level để thay đổi mức của dấu

+ Chọn Define New Bullet, bạn nhấn nút Symbol hay Picture: để thêm nhiều dấu hay hình ảnh.

-         B3: Chọn OK

d, Đánh số vào đầu đoạn:.

-         B1: Chọn (bôi đen) khối hay các khối văn bản

-         B2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Numbering:

+ Chọn số đầu đoạn

+ Chọn change list level để thay đổi mức của số

+ Chọn Define New number format: để định dạng lại số

+ Chọn Set nubering value để đặt lại giá trị bắt đầu của số

-         B3: Chọn OK       

5.   Định dạng chữ cái lớn ở đầu đoạn (Drop Cap):

-         B1: Chọn (bôi đen) các đoạn cần định dạng chữ cái lớn đầu.

-         B2: Nhắp chuột thẻ Insert, trong nhóm Text, chọn Drop Cap Options…,

Xuất hiện hộp hội thoại Drop Cap:

o  Trong vùng Position: chọn Dropped hoặc In Margin.

o  Trong khung Font: chọn phông chữ.

o  Trong khung Lines to Drop: chọn số dòng văn bản đầu đoạn chừa cho chữ cái lớn đầu dòng.

o  Trong khung Distance From Text: chọn khoảng cách từ chữ cái lớn đầu dòng đến các dòng trong văn bản.

-  B3: Chọn OK để kết thúc.

6.   Chuyển đổi chữ hoa, chữ thường (Change case):

-     B1: Chọn (bôi đen) khối hay các khối văn bản cần chuyển đổi.

-     B2: Nhắp chuột vào thẻ Home, trong nhóm Font, chọn Change Case, chọn một trong các chức năng sau:

o Nếu chọn Sentence case: đổi chữ hoa đầu câu

o Nếu chọn lowercase: đổi chữ thường

o Nếu chọn UPPERCASE: đổi sang chữ hoa

o Nếu chọn Title Case: đổi ký tự đầu từ thành hoa

o Nếu chọn tOGGLE cASE: đổi ký tự đầu từ chữ thường

Ø Ngoài ra:

-         B1: Chọn (bôi đen) khối hay các khối văn bản cần chuyển đổi.

-         B2: Nhấn Shift và F3 để chuyển đổi.

7.   Đóng khung, phủ nền (Borders/Shading):

-         B1: Chọn (bôi đen) khối hay các khối văn bản cần đóng khung hoặc phủ nền.

-         B2: Nhắp chuột vào thẻ Home, trong nhóm Paragrahp, chọn Borders and Shading…, xuất hiện hộp  hội thoại Borders and Shading (Hoặc Page layout, chọn Page Borders, chọn trang Borders/ trang shading )

        + Nhắp chuột vào trang Borders:

o   Chọn kiểu viền Box hoặc Shodaw

o   Trong khung Style: chọn kiểu đường viền.

o   Trong khung Color: chọn màu đường viền.

o   Trong khung Width: chọn độ rộng đường viền.

o   Trong khung Apply to: chọn paragraph để áp dụng toàn đoạn, còn chọn Text để áp dụng cho văn bản chỉ có 1 dòng.

o   Để định khoảng cách từ đường viền đến khối văn bản ta nhắp nút Options…

+ Nhắp chuột vào trang Shading:

o   Trong khung Fill: chọn màu nền (chọn No Fill để không tô nền)

o   Để chọn màu nền khác ta nhắp nút More Colors…

o   Trong khung Style: chọn kiểu nền.

o   Trong khung Apply to: chọn paragraph để áp dụng toàn đoạn, còn chọn Text để áp dụng cho văn bản chỉ có 1 dòng.

-                 B3: Chọn OK để kết thúc.

8.   Chia cột văn bản (Columns):

-         B1: Chọn (bôi đen) khối văn bản cần chia cột.

-         B2: Nhắp chuột vào thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup

+ Chọn Column: chọn số cột

+ Chọn More Columns…, xuất hiện hộp hội thoại Columns:

o   Trong khung Preset: chọn dạng cột

o   Trong khung Number of Columns: chọn số cột.

o   Trong vùng Width and Spacing: định độ rộng cột (trong khung Width) và khoảng cách giữa các cột (trong khung Spacing).

o   Nhắp chuột vào Line Between nếu muốn tạo đường kẻ giữa các cột.

o   Nhắp chuột chọn Equal column width để độ rộng giữa các cột bằng nhau.

-             B3: Nhắp nút OK để kết thúc.

Để hiệu chỉnh độ rộng và khoảng cách giữa các cột: đặt con trỏ vào 1 trong các cột, di chuyển chuột vào giữa các cột trên thước ngang, xuất hiện mũi tên 2 chiều và kéo chuột để thay đổi.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Bài 1:

Nhập và sử dụng: Font, Paragraph để định dạng văn bản sau và lưu với tên là: cntt.doc trên ổ D:

Lưu ý: 

Kích thước chữ 13, phông chữ times new roman, khoảng cách giữa các dòng trong đoạn là 1.3, khoảng cách đối với đoạn văn bản trước là 6pt đoạn là 12pt và căn lề đều 2 bên.

Coâng nghệ coâng tin (CNTT) là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông, nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.

Tin học: là một nghành khoa học về tổ chức, lưu trữ và xử lý thông tin trên máy tính điện tử:

H₂ + SO₄ = H₂SO_4,

Phương trình bậc ba:

ax³+bx²+c=0

Bài 2:

Nhập và sử dụng Bolder and Sharding, Bullets and Numbering, Tabs định dạng văn bản sau và lưu với tên là phimnong.doc trong ổ D:\

MỘT SỐ PHÍM NÓN G THƯỜNG DÙNG

KẾT QUẢ THI ĐẠI HỌC KHỐI A

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Tp.HCM

TT         Họ và tên                     Năm sinh           Toán           Lý             Hóa     Tổng điểm

1.                      Nguyễn Anh Tuấn............... 1986............ 6----------- 7---------- 6__________ 19

2.              Ngô Trí Công........................... 1988............. 7----------- 6---------- 4__________ 17

3.              Tạ Văn Thành.......................... 1989............. 8----------- 7---------- 9__________ 24

Bài 3:

Sử dụng chức năng Columns, Drop cap để định dạng văn bản sau và lưu lichsutinhoc.doc trên ổ D:

ịch sử phát triển của xã hội loài người, sự hình thành và phát triển của mỗi nền văn minh đều gắn liền với một công cụ lao động mới: đó là lửa - đối với nền văn minh nông nghiệp, là máy hơi nước-đối với nền văn minh công nghiệp, là máy tính điện tử - đối với nền văn minh thông tin.

ùng với việc sáng tạo ra hệ thống công cụ mới, con người cũng tập trung trí tuệ từng bước xây dựng ngành khoa học tương ứng để đáp ứng những yêu cầu khai thác tài nguyên thông tin. Trong bối cảnh đó Tin học được hình thành và phát triển thành một nghành khoa học độc lập với các nội dung, mục tiêu, phương pháp nghiên cứu riêng và ngày càng có nhiều ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực hoạt động của xã hội loài người.

Bài 3:          Tạo và làm việc với bảng

I. Tạo bảng (Table):

-     B1: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn bảng.

-     B2: Nhắp chuột vào thẻ Insert, chọn nhóm Table, chọn Insert Table…., xuất hiện hộp hội thoại Insert Table:

o   Trong khung Number of Columns: chọn số cột cho bảng.

o   Trong khung Number of Rows: chọn số dòng cho bảng.

o   Tại Fixed Column Width: quy định chiều rộng của cột

o   Nhắp vào nút Autoformat để chọn các kiểu bảng có sẵn.

-     B3: Nhắp nút OK để kết thúc.

Ø Chú ý: Nếu bảng có nhiều dòng, trong quá trình tạo bảng ta không quan tâm số dòng của bảng. Để thêm một dòng ta đặt con trỏ tại ô cuối cùng của bảng rồi nhấn phím Tab.

II.Các thao tác với bảng:

1.  Di chuyển con trỏ trong bảng:

-     Đến ô kế tiếp: nhấn phím Tab

-     Đến ô trước: nhấn tổ hợp phím Shift + Tab

-     Đến ô đầu / cuối của dòng hiện tại: nhấn tổ hợp phím Alt + Home / End.

-     Đến ô đầu / cuối của cột hiện tại: nhấn tổ hợp phím Alt + PageUp / PageDown.

-     Ngoài ra ta có thể sử dụng 4 phím mũi tên                hoặc chuột.

-     Sử dụng điểm dừng phím Tab trong bảng: nhấn tổ hợp phím Atl + Tab, lưu ý cách đặt các điểm dừng phím Tab trong bảng: vị trí cột kế trước được tính là 0.

2.  Thay đổi kích thước cột, dòng:

v Cách 1: Di chuyển chuột đến biên phải của cột, khi con trỏ có dạng mũi tên hai chiều thì kéo chuột để thay đổi độ rộng.

v Cách 2:

-         B1: Chọn (bôi đen) cột cần thay đổi độ rộng

-         B2: Nhắp chuột menu Layout, trong nhóm Cell Size: chọn độ rộng trong khung: Width, chọn độ cao trong khung : Height.

3.   Chèn thêm ô, cột, dòng:

v Cách 1:

-     B1: Chọn (bôi đen ) ô hoặc các ô muốn chèn thêm ô, cột, dòng mới.

-     B2: Nhắp chuột menu Layout, chọn nhóm Rows & Columns, xuất hiện hộp hội thoại Insert Cells chọn một trong các chức năng sau:

o   Nếu chọn Shift Cells Right: chèn các ô mới vào bên trái ô được chọn.

o   Nếu chọn Shift Cells Down: chèn các ô mới vào bên trên ô được chọn.

o   Nếu chọn Insert Entire Row: chèn dòng mới bên trên các ô được chọn.

o   Nếu chọn Insert Entire Column: chèn cột mới bên trái các ô được chọn.

-     B3: Nhắp nút OK để kết thúc.

v Cách 2:

-     Nếu cần chèn thêm dòng, nhắp chuột vào menu Layout, chọn nhóm Rows & Columns, chọn Insert Left/ Right (chèn bên trái/ phải cột được chọn).

-     Nếu cần chèn thêm dòng, nhắp chuột vào menu Layout, chọn nhóm Rows & Columns chọn Insert Above/ Below (chèn bên trên/ dưới dòng được chọn).

4.  Xoá ô, cột, dòng:

v Cách 1:

-     B1: Chọn (bôi đen) ô hoặc các ô muốn xoá.

-     B2: Nhắp chuột menu Layout, chọn nhóm Rows & Columns, chọn Delete Cells…, xuất hiện hộp hội thoại Delete Cells chọn một trong các chức năng sau:

o   Nếu chọn Shift Cells Left: xoá ô được chọn đồng thời dịch các ô còn lại sang bên trái.

o   Nếu chọn Shift Cells Up: xoá ô được chọn đồng thời dịch các ô còn lại lên trên.

o   Nếu chọn Delete Entire Row: xoá toàn bộ dòng hay các dòng được chọn.

o   Nếu chọn Delete Entire Column: xoá toàn bộ cột hay các cột được chọn.

-     B3: Nhắp nút OK để kết thúc.

v Cách 2:

-      Nếu cần xoá một cột/dòng, nhắp chuột vào menu Layout, chọn nhóm Rows & Columns, chọn Delete Columns hay Delete Rows

-      Nếu cần xoá bảng, nhắp chuột vào menu Layout, chọn nhóm Rows & Columns, chọn Delete Table.

v Cách 3:

-     B1: Chọn (bôi đen) ô hoặc các ô muốn xoá.

-     B2: Nhấn phím Backspace.

5.   Thay đổi cấu trúc bảng:

a.   Trộn nhiều ô thành một ô (Merge Cells):

-     B1: Chọn (bôi đen) các ô cần trộn với nhau thành.

-     B2: Chọn menu Layout, chọn nhóm Merge, chọn Merge Cells.

b.  Chia một ô (cột) thành nhiều ô (cột) (Split Cells):

-     B1: Chọn (bôi đen) ô  hay cột cần chia.

-     B2: Nhắp chuột vào menu Layout, chọn nhóm Merge, chọn Split Cells, xuất hiện hộp hội thoại Split Cells:

o  Trong khung Number of Columns: chọn số cột cần chia.

o  Trong khung Number of Rows: chọn số dòng cần chia.

-     B3: Nhắp nút OK để kết thúc.

c.  Chia bảng theo chiều ngang (Split Table):

-     B1: Đặt con trỏ tại ô bất kỳ trên hàng sẽ là hàng đầu tiên của phần thứ hai.

-     B2: Nhắp chuột vào menu Layout, chọn nhóm Merge, chọn Split Table.

III.         Tính toán trong bảng:

1. Cách xác định địa chỉ ô, khối ô: trong Microsoft Word ngầm định

-         Các cột được gán ký tự từ trái qua phải là: A, B, C, ...

-         Các dòng được đánh số thứ tự từ trên xuống là: 1,2,3, …

-         Địa chỉ của ô được xác định là: [ký hiệu cột][ký hiệu dòng]. Ví dụ B7 là địa chỉ ô nằm ở cột B dòng thứ 7.

-         Địa chỉ của khối được xác định là [Địa chỉ ô đầu]:[Địa chỉ ô cuối]. Ví dụ C3:B7, trong đó ô đầu là ô ở góc trái phía trên ở C3, và ô cuối là ô nằm góc phải phía dưới B7.

2. Tính toán theo các hàm:

-         B1: Đặt con trỏ tại ô chứa kết quả tính toán.

-         B2: Nhắp chuột vào menu Layout, chọn nhóm Data, chọn Forluma, xuất hiện hộp hội thoại Formula:

·        Trong khung Formula: gõ dấu bằng (=)

·        Trong khung Paste Function: chọn tên hàm.

·        Trong khung Number Format: chọn dạng định số.

·        Nhập các đối số trong dấu ( ) của hàm và cách nhau bởi dấu phẩy.

-         B3: Nhắp nút OK để kết thúc.

Lưu ý: ta có thể tạo công thức tự do trong khung Formula bằng cách: gõ dấu bằng (=) và lập công thức toán học thông qua các phép toán số học.

3. Sắp xếp dữ liệu:

-         B1: Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp. Nếu sắp xếp toàn bộ bảng ta chỉ cần đưa con trỏ vào một ô bất kỳ trong bảng.

-         B2: Nhắp chuột vào Layout, chọn nhóm Data, chọn Sort, xuất hiện hộp hội thoại Sort:

·        Trong khung Sort by: chọn khoá sắp xếp chính.

·        Trong khung Then by: chọn khoá phụ.

·        Trong khung Type: chọn kiểu dữ liệu cho cột tương ứng.

·        Chọn thứ tự sắp xếp: tăng dần (Ascending) hoặc giảm dẩn (Descending) của cột tương ứng.

-               B3: Nhắp nút OK để kết thúc.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Sử dụng chức năng Table, Tabs tạo bảng sau và lưu trong ổ D: với tên là taobang.docx

Bài 4:         Trộn văn bản (Mail Merge)

Khi cần soạn thảo một số tài liệu có nội dung cơ bản giống nhau với một số dữ liệu thay đổi trong tài liệu, ví dụ như: chứng chỉ, văn bằng, thư mời, giấy mời ..Microsoft Word cho phép chia văn bản thành hai phần: phần giống nhau gọi là văn bản chính, phần khác nhau (họ tên, chức vụ, địa chỉ,..) gọi là bảng dữ liệu, sau đó trộn hai phần ta được tài liệu hoàn chỉnh.

Ví dụ: để soạn thảo một thư mời hội nghị, nội dung giống nhau, chỉ khác nhau: họ tên, chức vụ, địa chỉ của khách mời. Ta tiến hành:

v B1: Tạo một tập tin nguồn dưới dạng bảng dữ liệu.

            Ví dụ:

v B2: Tạo văn bản chính:

Ví dụ:                                                   BỘ XÂY DỰNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ LILAMA 2

THƯ MỜI

Kính gửi ông (bà): <<Hoten>>                  Chức vụ:<<Chucvu>>

Địa chỉ:<<Diachi>>

Đến dự hội nghị:….

I.   Tạo nguồn dữ liệu (Data source):

-     B1: Dùng chức năng Table của Microsoft Word (hoặc Microsoft Excel, Access, …) để tạo nguồn dữ liệu. Trong đó mỗi cột là một trường, mỗi dòng là một bản ghi, dòng đầu tiên là tên trường.

-     B2: Lưu tập tin này lên đĩa.

II.Tạo văn bản chính (Main Document): 

-               B1: Tạo nội dung trong Microsoft Word. Ví dụ

BỘ XÂY DỰNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ LILAMA 2

THƯ MỜI

Kính gửi ông (bà): ...............................................................................

Chức vụ:................................................................................................

Địa chỉ:...................................................................................................

Đến dự hội nghị:...................................................................................

Trân trọng kính mời!

-               B2: Nhắp chuột vào thẻ Mailing, chọn nhóm Start Mail Merge, chọn  Start Mail Merge, chọn Step by step Mail Merge Winzard…, màn hình Microsoft Word xuất hiện thêm vùng Mail Merge bên trái.

-                     B3: Nhắp chuột vào Next đến Step 3 of 6, xuất hiện hộp hội thoại Select Data source: ta chọn nguồn dữ liệu đã tạo (là tên tập tin đã tạo ở trên) và lựa chọn danh sách các trường cần chèn vào văn bản

-                     B4: Nhắp nút Next đến Step 4 of 6. Nhắp chuột vào vị trí cần đưa trường dữ liệu vào. Nhấp chuột vào đường liên kết More items…, xuất hiện màn hình Insert Merge Field, lựa chọn trường cơ sở dữ liệu ( Database Fields) cần chèn vào rồi nhấn nút Insert sau đó nhấp nút Close. Lần lượt đưa các trường dữ liệu vào

-                     B5: Nhắp nút Next đến Step 6 of 6

III.   Trộn văn bản:

- B1: Tại bước Step 6 of 6. Chọn Edit individual letters…, xuất hiện hộp hội thoại Merge to New Document:

+ Chọn All: để trộn tất cả.

+ Chọn Current record: để trộn bản ghi hiện tại

+ Chọn From … To …: từ thứ .. đến …

- B2: Nhắp nút OK

BÀI TẬP THỰC HÀNH:

1. Tạo một bảng dữ liệu gồm các cột: Họ tên, chức vụ, cơ quan và lưu thành một tập tin (nhập ít nhất 10 người)

2. Tạo mẫu văn bản như sau:

BỘ XÂY DỰNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ LILAMA 2

THƯ MỜI

Kính gửi ông (bà):

Chức vụ:..............................................................................

Cơ quan:..............................................................................

Đến dự lễ tổng kết cuối năm của trường chúng tôi.  Rất hân hạnh được đón tiếp.

3. Dùng phương pháp trộn văn bản để tạo ra nhiều thư mời có mẫu như trên, với:

    - Kính gửi ông (bà): điền họ tên ở bảng đã tạo

    - Chức vụ: điền chức vụ ở bảng đã tạo

    - Cơ quan: điền cơ quan ở bảng đã tạo.

Bài 5:  Bảo mật và in ấn

I.        Bảo mật văn bản:

- B1: Nhắp chuột vào menu File, chọn Info, chọn Protect Document, chọn encrypt with password:

+ Trong khung Password: gõ mật khẩu để cho văn bản

+ Trong khung Reenter Password: gõ lại mật khẩu.

- B2: Nhắp nút OK

II.        Định dạng trang in:

- B1: Nhắp chuột vào menu Page Layout, chọn nhóm Page Setup, xuất hiện hộp hội thoại Page Setup:

+ Nhắp chuột vào trang Paper:

o   Trong khung Paper Size: chọn khổ giấy

o   Trong khung Width: định lại chiều rộng khổ giấy.

o   Trong khung Height: định lại chiều cao khổ giấy.

o   Trong khung Apply to: chọn Whole Document để áp dụng cho toàn văn bản.

o   Nhắp nút Default: để chọn trang giấy mặc định

+ Nhắp chuột vào trang Margins:

o   Định khoảng cách từ các mép giấy đến phần văn bản tại các khung: Top (trên), Bottom (dưới), Left (trái), Right (phải).

o   Trong khung Multiple Pages: chọn Mirror Margins in tài liệu hai mặt đối xứng của trang giấy khi đó các mục Left, Right sẽ đổi thành Inside (mép lề trong), Outside (mép lề ngoài) và chúng sẽ thay đổi tùy theo các trang số lẻ, chẵn của tài liệu.

o   Tại khung Orientation: chọn hướng in dọc (Portrait) hoặc hướng in ngang (Landscape) khổ giấy.

o   Trong khung Apply to: chọn Whole Document để áp dụng cho toàn văn bản.

o   Nhắp nút Default: để đặt lề trang in mặc định

-               B2: Nhắp nút OK

III. Đánh số trang và đặt tiêu đề đầu (cuối) trang:

1, Đánh số thứ tự trang:

-           B1: Nhắp chuột vào thẻ Insert, chọn nhóm Header & Footer, chọn menu Page Numbers

·      Trong khung chọn vị trí đánh số thứ tự: đầu trang Top of Page (Header) hoặc cuối trang Bottom of Page (Footer).

·      Trong khung Page Margins: chọn vị trí đánh số thứ tự của trang: bên trái (left), bên phải (Right) so với lề trang.

·      Để thiết lập các thông số: chọn khung Format Page Numbers…, xuất hiện hộp hội thoại Page Number Format:

+ Trong khung Number Format: chọn kiểu cách đánh số

+ Chọn Continue From Previous Section: để đánh số thứ tự trang tiếp theo phần trước.

+ Chọn Start At: để xác định đánh số thứ tự từ trang số mấy.

+ Nhấp OK để xác nhận các thiết lập, Cancel để hủy bỏ.

-     B2: Chọn OK để kết thúc.

2, Đặt tiêu đề đầu trang, cuối trang:

-               B1: Nhắp chuột vào thẻ Insert, chọn nhóm Header & Footer, chọn menu Header (Footer), chọn Edit Header (Footer), sẽ xuất hiện khung để nhập nội dung tiêu đề cùng với menu Header & Footer Tools , thanh công cụ Design gồm các nút lệnh sau:

·        Nhắp nút Close Header and Footer: để đóng khung tiêu đề.

·        Nhắp nút Pages Number: để đánh số trang vào tiêu đề

·        Nhắp khung Insert: để chèn hình, ngày tháng.

·        Nhắp nút Insert/ Date& Time: để chèn ngày hệ thống và để chèn giờ hệ thống vào tiêu đề.

·        Nhắp khung Options, chọn ô Diferent Odd & Even Page: để đặt tiêu đề khác nhau cho trang chẵn/ lẻ.

·        Nhắp nút Show/ Hide Document Text: hiện/ ẩn văn bản chính.

·        Nhắp nút Go to Header/ Footer: chuyển đổi giữa tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang.

·        Nhắp nút Previous Section: chuyển sang trang trước.

·        Nhắp nút Next Section: chuyển sang trang sau

-               B2: Để nội dung tiêu đề trang đầu tiên khác các trang sau hoặc trang lẻ khác trang chẵn, chọn nút Page Setup, trong mục Layout chọn Different First Page hoặc Different Odd and Even.

-               B3: Nhắp nút Close Header and Footer để kết thúc.

IV. In văn bản:

-     B1: Nhắp chuột vào menu File, chọn Print (Hoặc nhắp nút Print hoặc Ctrl+P), xuất hiện hộp hội thoại Print:

+ Trong khung Name: sẽ hiện thị tên máy in (nếu đã cài máy in). Nếu cài nhiều máy in thì chọn máy in cần dùng.

+ Trong khung Number of Copies: chọn số bản in cho mỗi trang in

+ Tại vùng Page Range: xác định giới hạn cần in:

·        Chọn All: để in tất cả văn bản

·        Chọn Current Page: để in trang hiện tại (trang có con trỏ)

·        Chọn Selection: chỉ in khối được chọn

·        Chọn Pages: in một số trang liên tục hoặc cách quãng (ví dụ: 1,2,5-8: in trang 1,2,5 đến 8)

- B2: Chọn OK để in.

Ø  Lưu ý:  Nếu muốn in toàn bộ văn bản ta nhắp vào biểu tượng Print  trên thanh công cụ chuẩn.