Chương III. XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN

Thời gian: 15h (LT: 3h, TH: 12h)

1. Mục tiêu

Học xong chương này, người học có khả năng:

- Trình bày sơ lược được một số kiến thức cơ bản về văn bản và xử lý văn bản, sử dụng phần mềm Microsoft Word trong soạn thảo văn bản;

- Sử dụng được phần mềm soạn thảo Microsoft Word để soạn thảo được văn bản đơn giản theo mẫu, in được văn bản.

2. Nội dung

2.1. Khái niệm văn bản và xử lý văn bản

2.1.1. Khái niệm văn bản

Văn bản là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay một loại kí hiệu) nhất định. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thức thể hiện khác nhau. Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết. Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định.

2.1.2. Khái niệm xử lý văn bản

Xử lý văn bản được sử dụng để thao tác một tài liệu văn bản, chẳng hạn như một đơn xin việc hay báo cáo. Bạn thường nhập văn bản bằng cách gõ từ bàn phím và phần mềm cung cấp các công cụ cho việc sao chép, xóa và các kiểu định dạng khác nhau. Một số chức năng của phần mềm xử lý văn bản bao gồm:

- Tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và in ấn tài liệu.

- Sao chép, dán, di chuyển và xóa văn bản trong một tài liệu

- Định dạng văn bản như loại font chữ, in đậm, gạch chân hoặc nghiêng.

- Tạo và chỉnh sửa bảng (table)

- Chèn các yếu tố từ các phần mềm khác như hình ảnh minh họa.

- Sửa lỗi chính tả và ngữ pháp

- Xử lý văn bản bao gồm một số công cụ để định dạng các trang. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp văn bản theo dạng các cột, thêm số trang…

Ngày nay, có nhiều ứng dụng xử lý văn bản khác nhau. Một trong những ứng dụng được sử dụng rộng rãi nhất là Word, là một phần mềm của Microsoft Office. Một phần mềm được sử dụng rộng rãi khác là WordPerfect của Corel. Ấn phẩm kế tiếp là Writer, là một phần của OpenOffice của Apache và LibreOffice Writer do The Document Foundation phát triển. Hai phần mềm đầu tiên là phần mềm thương mại, OpenOffice, LibreOffice là mã nguồn mở và có thể được tải về và sử dụng miễn phí. Cuối cùng, phần mềm Pages, là một phần của iWork của Apple.

2.2. Sử dụng Microsoft Word

2.2.1. Giới thiệu Microsoft Word

Microsoft Word (gọi tắt là Word) là một công cụ soạn thảo văn bản phổ biến hiện nay của hãng Microsoft. Phần mềm cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn. Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng,… Bạn cũng sử dụng Word để tạo các trang Web sinh động và nổi bật cho Word Wide Web hay Intranet cục bộ. Vì Word là một phần của Microsoft Office, do đó nó có thể chia sẻ dữ liệu với Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook. Hiện nay, ở nước ta đa số các văn bản dùng trong giao dịch, các ấn phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình... đều sử dụng Word 2013 để soạn thảo và in ấn.

2.2.1.1. Mở, đóng Microsoft Word

a. Khởi động Microsoft Word: Có thể thực hiện mở Word bằng một trong các cách sau:

- Double_Click trên biểu tượng của chương trình Word trên màn hình nền

- Double_Click trên tên tập tin văn bản do Word tạo ra.

- Vào màn hình Start chọn Microsoft Word.

b. Đóng Microsoft Word: Trước khi thoát cần phải lưu nội dung các tập tin đang làm việc vào đĩa, nếu không thì sẽ bị mất dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn chưa lưu lại các tập tin thì Word sẽ hiện thông báo nhắc nhở trước khi thoát (hình 7.1)

+ Save: lưu dữ liệu và thoát khỏi chương trình ứng dụng.

+ Don’t Save: thoát khỏi chương trình ứng dụng mà không lưu dữ liệu.

+ Cancel: hủy bỏ lệnh, trở về chương trình ứng dụng.

Có thể thoát khỏi Word bằng một trong các cách:

- Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.

- Chọn lệnh File/ Close.

- Click vào nút close  x nằm ở góc trên, bên phải của thanh tiêu đề.

- Double_Click vào biểu tượng của Word ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề.

2.2.1.2. Giới thiệu giao diện Microsoft Word

Các thành phần cơ bản được mô tả trong bảng sau:

-  Ribbon: được thiết kế để giúp bạn nhanh chóng tìm thấy những lệnh mà bạn cần phải hoàn thành một task. Nó bao gồm một loạt các tab chuẩn (standard tabs). Các tab chuẩn có thể nhìn thấy trong suốt quá trình làm việc. Các tab khác, được gọi là các tab theo ngữ cảnh (contextual tabs), chỉ xuất hiện khi bạn tạo hoặc chọn một đối tượng (như hình ảnh hay bảng). Các tab theo ngữ cảnh được chỉ định bởi tiêu đề được tô màu và chứa các câu lệnh cụ thể để làm việc với các đối tượng được chọn.(hình 7.3)

-          Các Tab chuẩn trong Ribbon: bao gồm các Tabs được mô tả trong bảng sau:

-          Các nhóm lệnh (group): là một tập hợp các lệnh liên quan được tổ chức thành các nhóm logic. Một số lệnh bao gồm một mũi tên tích hợp hoặc riêng biệt. Nhấp vào mũi tên sẽ hiển thị một menu các tùy chọn có sẵn cho các lệnh (hình 7.4)

2.2.2. Thao tác với tập tin Microsoft Word

2.2.2.1. Mở một tập tin có sẵn

Các bước thực hiện

- Chọn File/Open hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + O

- Chọn Computer, tiếp tục chọn Browse. Xuất hiện hộp thoại sau (hình 7.7)

- Chọn tập tin muốn mở và chọn Open hoặc Double_Click vào tập tin muốn mở.

Chú ý: Word 2013 có thể mở tập tin dạng PDF và các dạng khác. Để mở văn bản dạng khác, trên hộp thoại Open (hình 7.7), click vào hộp liệt kê (bên phải hộp liệt kê File name) để chọn kiểu tập tin cần mở.

2.2.2.2. Tạo một tập tin mới

Thực hiện một trong các cách sau:

- Chọn File/New sau đó chọn Blank Document.

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N.

2.2.2.3. Lưu tập tin

a. Lưu tập tin lần đầu tiên: Các bước thực hiện

- Chọn File/Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

- Chọn Computer, tiếp tục chọn Browse. Xuất hiện hộp thoại (hình 7.8)

+ File name: cho phép nhập tên tập tin cần lưu (theo đúng quy tắc).

+ Save as type: kiểu tập tin cần lưu (word 2013 cho phép lưu dưới dạng tập tin PDF)

+ Chọn Save.

Chú ý: Bạn có thể chọn chế độ bảo vệ tập tin bằng cách chọn Tools/General Options…Hộp thoại General Options hiển thị (hình 7.9)

b. Lưu tập tin đã đặt tên: Lưu vào cùng tập tin: tương tự như lần lưu đầu tiên và Word sẽ tự động lưu trữ những thay đổi mà không yêu cầu đặt tên (không xuất hiện hộp thoại Save As).

Lưu thành tập tin mới: vào menu File/Save As xuất hiện hộp thoại Save As giống như hình 7.8 và cho phép đặt tên tập tin mới.

2.2.2.4. Đóng tập tin

Lệnh File/Close (Alt+ F4) dùng để đóng tập tin hiện hành, bạn phải lưu tập tin trước khi đóng, nếu tập tin có cập nhật mà chưa lưu lại thì Word sẽ hiện thông báo nhắc nhở (hình 7.10)

-  Save: lưu dữ liệu và đóng tập tin hiện hành.

- Don’t Save: đóng tập tin hiện hành mà không lưu dữ liệu.

- Cancel: hủy bỏ lệnh, trở về tập tin hiện hành.

2.2.3. Định dạng văn bản

Trong một văn bản (Document) có thể có một hoặc nhiều trang (Page). Trong một trang có thể có một hoặc nhiều đoạn (Paragraph). Trong một đoạn có thể có một hoặc nhiều câu (Sentence). Trong một câu có thể có một hoặc nhiều từ (Word). Trong một từ có thể có một hoặc nhiều ký tự (Character).

Cách nhập văn bản

- Giữa các từ phải có ít nhất một khoảng trắng (space).

- Một câu phải bắt đầu bằng ký tự in hoa và kết thúc bằng một trong các dấu chấm câu: dấu chấm (.), dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (?).

- Một đoạn được văn bản kết thúc bởi phím Enter.

- Một trang được kết thúc bởi dấu ngắt trang (Page break).

2.2.3.4. Chèn (Insert) các đối tượng vào văn bản

Chèn tập tin: Bạn có thể thực hiện chèn vào văn bản hiện hành nội dung tập tin từ đĩa như sau. Các bước thực hiện:

- Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn.

- Chọn menu lệnh Insert, chọn mũi tên bên phải nút lệnh Object, tiếp tục chọn Text from File

- Xuất hiện hộp thoại, chọn tập tin cần chèn và click Insert.

2.2.3.4.2. Chèn hình ảnh (Picture)

Bạn có thể chèn hình ảnh từ các nguồn dữ liệu khác nhau: từ ảnh, thư viện ảnh sẵn có hoặc tự tạo hình ảnh từ menu công cụ vẽ của word.

a.      Chèn các hình ảnh từ tập tin đồ họa

Các bước thực hiện:

- Đặt điểm chèn tại vị trí muốn chèn hình vào tài liệu.

- Trong menu Insert, click vào Picture, xuất hiện hộp thoại (hình 9.22)

- Chọn ví trí chứa tập tin đồ họa, kiểu file (nút All Pictures), chọn hình cần chèn sau đó click vào nút Insert.

b. Chèn ảnh từ thư viện có sẵn trong Word

Các bước thực hiện:

- Đặt điểm chèn tại vị trí muốn chèn picture vào tài liệu.

- Chọn menu Insert, nhấn Online Pictures, xuất hiện hộp thoại Insert Pictures (hình 9.23)

Hộp thoại bao gồm các tác vụ sau:

+ Ô tìm kiếm Office.com Clip Art: Từ khóa của tên ảnh muốn chèn vào tài liệu tìm trong thư viện Clip Art của Word.

+ Ô tìm kiếm Bing Image Search: Từ khóa của tên ảnh muốn chèn vào tài liệu tìm bằng công cụ Bing

Sau khi nhập từ khóa vào ô tìm kiếm Clip Art và nhấn Enter.

2.2.3.4.3. Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)

Với WordArt bạn có thể chuyển những từ bình thường thành những đối tượng đồ họa đa dạng, lệch hoặc căng giãn các ký tự, quay các từ hay thêm màu sắc, che bóng mờ văn bản (hình 9.18). Bằng cách kết hợp các hiệu ứng của WordArt, bạn có thể tạo ra hàng trăm thiết kế thú vị.

Các bước thực hiện:

- Chọn khối văn bản muốn chuyển thành WordArt.

- Vào menu Insert, click vào nút WordArt, xuất hiện các kiểu WordArt (hình 9.19)

- Chọn kiểu WordArt thích hợp.

- Sau khi chọn thì khối văn bản sẽ chuyển sang WordArt.

Định dạng cho WordArt:

Sau khi chèn WordArt vào văn bản, bạn có thể định dạng lại đối tượng WordArt cho phù hợp với mục đích. Sử dụng menu Drawing Tools/Format để định dạng (hiển thị sau khi đối tượng WordArt được chọn), hình 9.20

2.2.3.4.4. Chèn ký tự đặc biệt

Symbol là những ký tự đặc biệt không có trên bàn phím như: ! " # $ € Y * ª… Sau đây là các bước thực hiện để chèn ký hiệu đặc biệt: 

Các bước thực hiện

- Đặt dấu nháy tại vị trí cần chèn Symbol.

- Vào menu Insert bấm mũi tên phía dưới nút Symbol, tiếp tục chọn More Symbol… (hình 7.15)

- Hộp thoại Symbol hiển thị như hình 7.16

- Chọn lớp Symbol để chèn các ký hiệu hoặc lớp Special Characters để chèn các ký tự đặc biệt.

- Chọn Font cho symbol: sử dụng hộp thoại Font, thường sử dụng các font symbol như: Wingdings, Symbol, and Webdings...

- Chọn ký hiệu cần chèn. Nhấn nút Insert để chèn vào.

- Nếu muốn chèn nhiều symbol thì lặp lại các thao tác trên.

- Chọn nút Close để thoát (sau khi chèn ký hiệu thì nút Cancel đổi thành nút Close).

Ghi chú: Có thể thay đổi kích thước của Symbol tương tự như đối với ký tự

2.2.3.4.5. Chèn đối tượng Shapes

Shapes là bộ công cụ vẽ hình trong Word, giúp bạn chèn thêm các hình ảnh, biểu tượng, làm văn bản, tài liệu Word của bạn trở lên sinh động, trực quan hơn.

Thực hiện các bước chèn đối tượng Shapes:

-         Bước 1: Đầu tiên bạn cần vẽ một hình vẽ (shape) trước. Trên thanh công cụ bạn chọn tab Insert, mở Shapes, chọn hình vẽ mà bạn muốn rồi vẽ lên văn bản của bạn

-         Bước 2: Nhấn chọn hình vẽ, mở tab Format rồi nhấn vào biểu tượng ở phần Insert Shapes như hình dưới.

-         Bước 3: Nhập văn bản mà bạn muốn chèn. Ngoài ra bạn có thể nhấn chuột phải, vào Font để định dạng phông chữ cho văn bản vừa nhập như mình đã làm ở hình dưới.

Thay đổi màu nền cho shape

-         Chọn shape bạn muốn. Tab Format mới xuất hiện với Drawing Tools.

-         Nhấp vào lệnh Shape Fill để hiển thị một danh sách drop-down.

Thay đổi đường viền của shape

-         Chọn shape bạn muốn. Tab Format mới xuất hiện với Drawing Tools.

-         Nhấp vào lệnh Shape Outline để hiển thị danh sách drop-down.

-         Chọn một màu từ danh sách, chọn No Outline, hoặc một trong các tùy chọn khác.

2.2.3.5. Hộp văn bản (Textbox)

Textbox là một hộp chứa văn bản. Nhưng không giống như một trang văn bản bình thường, bạn có thể làm việc với Textbox giống như làm việc với các đối tượng khác như hình, WordArt, và các đối tượng AutoShape. Bạn có thể đặt textbox ở bất cứ đâu trong văn bản, có thể tô màu, vẽ đường viền. Ngoài bạn có thể đặt cả văn bản và hình ảnh vào trong textbox và thêm các định dạng phức tạp cho text box như hiệu ứng 3D, bóng mờ và tô nền.

Thực hiện tạo Textbox:

- Chọn văn bản trước, trong menu Insert click vào nút Text Box  , sau đó chọn Draw Text Box.

- Trong menu Insert, click vào nút Text Box  và chọn Draw Text Box, sau đó drag chuột để xác định vị trí và kích thước cho textbox.

Định dạng TextBox: Bạn có thể định dạng lại đối tượng TextBox cho phù hợp với mục đích. Ngoài các định dạng giống định dạng hình ảnh, bạn có thể có các định dạng sau với TextBox. Mặc nhiên văn bản trình bày theo hàng ngang. Bạn có thể đổi hướng văn bản tròn TextBox theo các hướng sau (hình 9.30).

- Chọn TextBox muốn thay đổi hướng văn bản.

- Nhấn nút công cụ Change Text Direction trên menu Drawing Tools/Format.

- Chọn hướng cho hộp văn bản hoặc nhấn menu Text Direction Options, ..., sau đó chọn hướng văn bản

2.2.3.6. Công thức toán học

Microsoft Equation giúp bạn thêm các phân số, số mũ, tích phân phương trình…trong toán học vào trong Word. Khi bạn mở Microsoft Equation, một cửa sổ soạn thảo công thức sẽ xuất hiện cùng với thanh công cụ Equation.

Các bước thực hiện:

- Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn công thức.

- Trong menu Insert, nhấp vào nút Equation, Word sẽ hiển thị khung soạn thảo công thức đồng thời xuất hiện thanh công cụ equation tools/design (hình 9.21) như sau:

- Nhập vào công thức bằng cách chọn dạng công thức, các ký hiệu trên các biểu tượng tương ứng, sau đó tiến hành nhập công thức vào.

- Khi nhập xong, để thoát ra khỏi khung Equation (kết thúc việc nhập công thức), bạn nhấp chuột ra ngoài công thức.

2.2.3.7. Tạo ký tự Drop Cap

ột trong những định dạng phổ biến thường kết hợp với đoạn là Drop Cap. Các chữ Drop Cap thường được sử dụng để mô tả các ký tự lớn mà nó xuất hiện bắt đầu mỗi chương (chapter) hay mỗi phần. Khi bạn tạo Drop Cap, Word phóng to ký tự đầu (có thể nhiều hơn một ký tự hay cả từ đầu tiên của đoạn) một đoạn nằm trên nhiều dòng liên tiếp của đoạn đó. Các bước thực hiện:

- Đặt con trỏ vào đoạn cần tạo Drop Cap, nếu muốn nhiều hơn một ký tự hay cả từ đầu tiên của đoạn, bạn chỉ cần chọn các ký tự hay từ đầu tiên của đoạn.

- Vào menu Insert/Drop Cap.

- Chọn Drop Cap Options xuất hiện hộp thoại (hình 8.9)

+ Position: Định vị trí cho ký tự Drop Cap.

+ Options: Các tùy chọn:

· Font: chọn Font cho ký tự Drop Cap.

· Lines to Drop: chọn chiều cao của ký tự Drop Cap nằm trên bao nhiêu dòng (mặc nhiên là ba dòng).

· Distance from text: khoảng cách từ ký tự Drop Cap đến văn bản.

- Chọn nút OK để kết thúc.

2.2.3. Định dạng văn bản

2.2.3.1. Định dạng ký tự (Text)

Định dạng ký tự tức là nói về các đặc tính cho từng ký tự riêng lẻ trong một tài liệu. Các đặc tính này là: Font chữ (Font), kiểu chữ (Font style: gạch dưới, in nghiêng, in đậm), cỡ chữ (Font size), màu chữ (Font color)...

Các bước thực hiện

- Chọn phần văn bản muốn định dạng.

- Thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1: Vào menu Home/Font hoặc dùng Ctrl+D (hình 8.1)

Xuất hiện hộp thoại sau (hình 8.2)

Cách 2: Dùng menu Home và phím tắt (hình 8.3)

2.2.3.2. Định dạng đoạn văn

Trong Word, khái niệm đoạn (Paragraph) được định nghĩa là một phần văn bản (có thể chỉ là một dòng trống) được kết thúc bởi một ký hiệu cuối đoạn (Paragraph mark). Dấu cuối đoạn được đưa vào bằng cách nhấn phím Enter. Để hiển thị dấu phân đoạn, click vào nút ¶ như hình 8.5

Khi gõ văn bản vào, văn bản sẽ được trình bày từ lề trái sang phải, khi đến lề phải sẽ tự động xuống dòng mới. Tuy nhiên, trong trường hợp tuy văn bản chưa đến lề phải nhưng bạn muốn xuống dòng mới (nhưng không muốn sang đoạn mới) thì nhấn tổ hợp phím Shift + Enter. Có thể thực hiện định dạng đoạn trước hoặc sau khi gõ văn bản. Trường hợp:

- Trước khi gõ văn bản: khi gõ Enter, định dạng của đoạn trước sẽ được áp dụng cho đoạn kế tiếp sau, cho đến khi có sự thay đổi.

- Sau khi gõ văn bản:

+ Nếu định dạng một đoạn: chỉ cần đưa con trỏ vào đoạn cần định dạng.

+ Nếu định dạng nhiều đoạn: phải chọn tất cả các đoạn cần định dạng.

2.2.3.2.1. Định dạng đoạn (Paragraph)

a. Canh lề đoạn văn bản

Có 4 cách canh lề đoạn văn bản như sau (hình 8.6)

- Left (canh trái): canh thẳng lề trái nhưng lề phải sẽ so le nhau.

- Center (canh giữa): canh thẳng ở giữa so với lề trái, phải của đoạn văn bản.

- Right (canh phải): canh thẳng lề phải nhưng lề trái sẽ so le nhau.

- Justify (canh đều): canh thẳng 2 lề trái, phải của văn bản.

Các bước thực hiện canh lề đoạn văn bản - Chọn các đoạn văn bản cần định dạng - Sử dụng menu Home, gồm các nút:

b. Điều chỉnh độ lệch các dòng trong đoạn so với lề bằng thước

Khi chưa định dạng thì các dòng trong đoạn sẽ được hiển thị từ lề trái sang phải của đoạn. Word cho phép thay đổi cách thể hiện các dòng trong đoạn như sau:

- First line indent: dòng đầu tiên thụt vào so với các dòng còn lại trong đoạn.

- Left indent: các dòng trong đoạn đều thụt vào so với lề trái của văn bản.

- Right indent: các dòng trong đoạn đều thụt vào so với lề phải của văn bản.

- Hanging indent: các dòng từ dòng thứ hai trong đoạn đều thụt vào so với dòng đầu tiên.

Các bước thực hiện điều chỉnh độ lệch đoạn văn bảng bằng thước

- Chọn các đoạn văn bản cần định dạng.

- Chọn canh lề bằng các nút công cụ trên thước ngang (hình 8.7)

c. Định dạng đoạn văn bản bằng cách sử dụng menu Home, nhóm Paragraph

Ngoài cách định dạng đoạn văn bản theo thanh công cụ thước và phím tắt, bạn có thể định dạng đoạn văn bản bằng menu lệnh. Các bước thực hiện điều chỉnh độ lệch đoạn văn bản bằng menu lệnh:

- Chọn đoạn văn bản cần định dạng, nếu không sẽ thực hiện trên đoạn văn bản hiện hành.

- Mở menu Home, tại nhóm Paragraph click vào mũi tên ở góc dưới bên phải, xuất hiện hộp thoại (hình 8.8)

Lớp Indents and Spacing

- General:

+Alignment: Canh lề cho đoạn, gồm có các mục: Left, Centered, Right, Justified.

- Indentation: Tạo độ lệch các dòng trong đoạn so với lề:

+ Left: Độ lệch trái.

+ Right: Độ lệch phải.

+ Special: Có các lựa chọn sau:

• None: lề theo qui định của Left và Right indent.

• First Line: Đặt độ lệch cho dòng đầu tiên của đoạn (được xác định trong mục By).

• Hanging: Đặt độ lệch cho các dòng không phải là dòng đầu tiên của đoạn (được xác định trong mục By).

- Spacing: Định khoảng cách giữa các đoạn, bao gồm:

+ Before: khoảng cách giữa đoạn hiện hành và đoạn phía trên (mặc nhiên 0).

+ After: khoảng cách giữa đoạn hiện hành và đoạn phía dưới (mặc nhiên 0).

+ Line Spacing: Định khoảng cách giữa các dòng trong Paragraph.

Lớp Line and Page Breaks

Word tự động tạo các dấu ngắt trang trong quá trình nhập văn bản, nhưng bạn có thể đặt các đoạn liên quan đến những trang giấy. Ví dụ, bạn có thể chặn một đoạn có các dòng nằm ở cùng trang hay các trang khác nhau bằng cách sử dụng lớp Line and Page Breaks.

2.2.3.2.2. Định dạng Bullets, Numbering

Bullet là một ký hiệu đồ họa nhỏ như dấu chấm nhỏ để giới thiệu một chỉ mục trong danh sách và được dùng khi thứ tự các chỉ mục là không quan trọng. Sử dụng số thứ tự khi bạn muốn nhấn mạnh tính liên tục như một chuỗi các bước. Nếu bạn thêm vào, di chuyển hoặc xóa các chỉ mục trong danh sách các số, Word sẽ tự động cập nhật các số.

a)     Chèn ký hiệu in (Bullets): Các bước thực hiện

- Chọn các đoạn văn bản cần tạo Bullets.

- Trong menu Home, nhấn vào mũi tên nhỏ trên nút Bullets  .

- Chọn kiểu đánh dấu có sẵn thích hợp.

- Nếu muốn có ký hiệu (symbol) khác. Bạn nhấn Define New Bullet… xuất hiện hộp thoại (hình 8.13)

+ Nút Symbol...: mở hộp thoại Symbol.

+ Picture: Mở hộp thoại picture Bullet.

+ Font: thiết lập các định dạng cho Bullet.

+ Alignment: chọn vị trí cho đánh dấu (Left, Centered, Right).

+ Preview: xem trước kết quả.

b)     Đánh số thứ tự (Numbering): Các bước thực hiện

- Chọn các đoạn văn bản cần tạo số thứ tự.

- Trong menu Home nhấn vào mũi tên nhỏ trên nút Numbering .

- Chọn kiểu đánh số có sẵn thích hợp.

- Nếu muốn số thứ tự với định dạng khác chọn Define New Number Format, xuất hiện hộp thoại (hình 8.14)

+ Number style: chọn kiểu số thứ tự.

+ Font: thiết lập các định dạng cho số thứ tự.

+ Number Format: nhập vào định dạng cho số thứ tự.

+ Alignment: chọn vị trí cho số thứ tự (Left, Centered, Right).

+ Preview: xem trước kết quả.

2.2.3.2.3. Thiết lập điểm dừng (Tab)

Một điểm dừng Tab (tab stop) là một vị trí tại đây điểm chèn văn bản sẽ dừng nếu bạn nhấn phím tab. Khi nhấn phím Tab, điểm chèn văn bản sẽ dịch chuyển sang phải tới vị trí Tab stop đồng thời nếu bên phải điểm chèn văn bản có bất kỳ văn bản nào thì văn bản đó cũng di chuyển theo. Điểm dừng mặc nhiên của Tab stop là 1.27 cm, tuy nhiên bạn có thể thay đổi. Bạn có thể dùng thước hoặc menu lệnh để tạo các điểm dừng tab và phải tạo các điểm dùng tab trước khi tạo văn bản (hình 8.15)

Sử dụng thước xác định những điểm dừng Tab

Các bước thực hiện:

- Nhấp vào ký hiệu Tab tại vị trí giao nhau giữa 2 thước ngang và dọc để chọn loại điểm Tab.

- Nhấp vào các vị trí muốn đặt điểm dừng Tab trên thước ngang.

- Lặp lại 2 bước trên cho các điểm Tab khác.

Chú ý:

- Thay đổi vị trí điểm dừng Tab bằng cách kéo (drag) nó đến vị trí mới trên thước.

- Xóa điểm dừng Tab bằng cách kéo (drag) nó ra khỏi thước.

Xác định những điểm dừng Tab tùy biến bằng hộp thoại Tabs. Các bước thực hiện:

- Trong menu Home nhấn vào mũi tên ở góc dưới bên phải nhóm Paragraph, xuất hiện hộp thoại Paragraph, tiếp tục nhấn vào nút Tabs ở góc dưới bên trái hộp thoại. Hộp thoại Tabs xuất hiện. (Hình 8.16)

+ Tab stop position: nhập/chọn điểm Tab.

+ Alignment: chọn loại điểm dừng Tab.

+ Leader: Chọn loại ký tự dẫn.

- Nhấn vào nút Set.

- Tiếp tục lặp lại cho các điểm Tab khác.

+ Nút Clear: bỏ một điểm Tab được chọn trong hộp Tab stop position.

+ Nút Clear All: bỏ tất cả các điểm Tab.

Chú ý: Để sử dụng được điểm dừng Tab trong bảng (Table) thì phải nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + Tab.

2.2.3.2.4. Định dạng khung và nền (Borders and Shading)

Word hỗ trợ chức năng đường viền (border) và tô nền (shading). Bạn có thể thêm đường viền hoặc màu nền cho một khối ký tự, cho các đoạn, các ô (Cells) trong bảng (Table), hoặc toàn bộ bảng. Bạn cũng có thể in đường viền xung quanh toàn bộ các trang trong tài liệu.

Các bước thực hiện

- Chọn khối văn bản cần kẻ đường viền hoặc tô nền.

- Sử dụng các nút trên menu Home, nhóm lệnh Paragraph. (hình 8.10)

Kẻ đường viền và tô nền bằng hộp thoại Borders and Shading

Các bước thực hiện:

- Chọn khối văn bản cần kẻ đường viền hoặc tô nền.

- Vào menu Home, trong nhóm Paragraph, click mũi tên mở danh sách các kiểu đường viền (), chọn mục Borders and Shading,…, để bật hộp thoại Borders and Shading. (hình 8.11)

- Chọn lớp Borders: kẻ đường viền cho khối/ đoạn văn bản.

- Chọn Apply to: Paragraph (sử dụng cho đoạn văn bản), Text (sử dụng cho ký tự)

Ý nghĩa:

Chọn lớp Shading: tô màu nền (hình 8.12)

2.2.3.3. Kiểu dáng (Style)

Style là tập hợp các định dạng mà bạn có thể áp dụng tới văn bản trong tập tin văn bản. Ví dụ một style chứa đựng thông tin quan hệ đến kiểu chữ và phông chữ, lề của đoạn văn bản và khoảng cách xuất trước sau và giữa các đoạn văn bản…Thay vì định dạng trực tiếp các thành phần này tới văn bản, bạn có thể xây dựng tập hợp các thông tin định dạng này với một tên gọi là tên style và sau đó bạn có thể áp dụng style này đến văn bản. Trong Word có bốn kiểu Style:

- Paragraph style: định dạng toàn đoạn văn bản cùng các phông chữ, kích thước chữ, khoảng cách hàng, đường viền, tô nền…

- Character style: chỉ định dạng khối văn bản đã chọn, chỉ định dạng ký tự và ngôn ngữ.

- Table style: dùng để bố trí cách xuất hiện của bảng, hàng, cột và ô.

- List style: định nghĩa cách định dạng các chỉ mục (bulleted) và số (numbered) trong danh sách.

Hiển thị và sử dụng Style

Mỗi tập tin văn bản chứa đựng các Style. Bất cứ khi nào bạn mở một tập tin mẫu để bắt đầu một văn bản mới, bạn đã có các Style sẵn dùng. Bạn có thể sử dụng các Style này, tạo những style mới hoặc có thể sao chép Style từ các tập tin văn bản hoặc các tập tin mẫu khác. Khi bạn chọn File/New và nhấn Blank document, bạn đang sao chép mẫu của tập tin Normal document. Mẫu cơ bản của Word được thiết kế chung cho các tập tin văn bản. Nhấn vào mũi tên chỉ xuống trong khung xem trước Style, danh sách các Style được hiển thị đầy đủ. Bạn cũng có thể nhấn vào mũi tên ở góc dưới bên phải của khung Style để mở rộng khung Style và các chức năng (hình 8.19)

2.2.3.4. Văn bản dạng cột (columns)

Mặc nhiên Word hiển thị văn bản trên một cột, nhưng bạn có thể chỉ định văn bản hiển thị trên 2, 3 hoặc nhiều cột giống như hiển thị dưới dạng các bài báo hoặc quảng cáo và word có thể chia văn bản đến 12 cột (hình 8.17). Bạn chỉ có thể thấy cột hiển thị ở chế độ Print Layout hoặc Print Preview. Trong các chế độ hiển thị khác, văn bản chỉ hiển thị một cột.

Các bước thực hiện

- Chọn phần văn bản cần chia cột.

- Trong menu Page Layout, bấm vào nút Columns.

- Trong danh sách hiển thị, chọn kiểu chia cột sẵn có thích hợp.

Hoặc có thể chia cột phức tạp bằng cách bấm vào nút More Columns… (Hình 8.18)

Ý nghĩa:

- Presets: các mẫu chia cột định sẵn.

- Number of columns: chọn số cột muốn chia.

- Width and spacing: độ rộng cột (Width) và khoảng cách (Spacing) giữa các cột.

- Line between: bật/ tắt đường phân cách giữa các cột.

- Equal column width: Nếu chọn, các cột sẽ có độ rộng bằng nhau.

- Apply to: phạm vi văn bản được chia thành cột.

+ Selected text: chia cột cho khối văn bản được chọn (mặc nhiên).

+ Whole document: cho toàn văn bản.

+ This Point Forward: từ vị trí dấu nháy trở về sau.

- Preview: hiển thị kết quả xem trước.

2.2.3.4.1. Bảng (Table)

Bảng (Table) có cấu trúc giống như lưới bao gồm các ô được sắp xếp trong các hàng và các cột. Một ô (cell) là giao của hàng và cột. Trong ô bạn có thể nhập vào văn bản và cả hình ảnh. Bạn cũng có thể thực hiện các thao tác định dạng dữ liệu trong các ô, dễ dàng điều chỉnh kích thước của hàng và cột. Dữ liệu trong bảng có thể được sắp xếp lại theo một trật tự nào đó, có thể nhấn mạnh (làm nổi) các phần của bảng bằng cách sử dụng Borders and Background Shading (khung và nền).

a.      Tạo bảng:

Word cung cấp nhiều cách tạo bảng, bạn có thể tạo bằng cách vào menu Insert nhấn chọn nút Table sử dụng chức năng Insert Table trực quan, hoặc nhấn nút Insert Table… để mở hộp thoại hoặc sử dụng chức năng Draw Table

Sử dụng Insert Table trực quan: Các bước thực hiện:

- Đặt dấu nháy tại vị trí cần chèn Table.

- Chọn menu Insert/Table.

- Trong phần Insert table, drag chọn số hàng và cột cho Table (hình 9.1).

Sử dụng hộp thoại Insert Table: Các bước thực hiện:

- Đặt dấu nháy tại vị trí cần chèn Table.

- Chọn menu Insert/Table, nhấn vào nút Insert Table xuất hiện hộp thoại như hình 9.2

+ Number of Columns: số cột tối đa 63 cột.

+ Number of rows: số hàng tối đa 32767.

+ AutoFit behavior: chọn cách chỉnh bảng.

+ Fit column width: cho phép xác định độ rộng cho các cột.

+ AutoFit to contents: điều chỉnh độ rộng cột tùy vào nội dung.

+ AutoFit Windows: điều chỉnh bảng sao cho nó vừa với cửa sổ trình duyệt Web.

+ AutoFormat: dùng để chọn các bảng đã được định dạng sẵn.

- Nhấn nút OK để tạo bảng.

b. Định dạng bảng

        i.            Chèn hàng: Các bước thực hiện:

- Chọn số hàng cần chèn.

- Thực hiện một trong hai cách sau:

+ Trong menu Table Tools/Layout nhấn vào nút Insert Above/Insert Below để chèn thêm hàng bên trên/dưới dòng đang chọn.

+ Right_Click và chọn Insert và tiếp tục chọn Insert Above/Insert Below để chèn thêm dòng bên trên/dưới hàng đang chèn hàng

     ii.            Chèn cột: Các bước thực hiện:

- Chọn số cột cần chèn.

- Thực hiện một trong hai cách sau:

+ Trong menu Table Tools/Layout nhấn vào nút Insert Left/Insert Right để chèn thêm cột bên trái/phải cột đang chọn.

+ Right_Click, chọn Insert và tiếp tục chọn Insert Left/Insert Right để chèn thêm cột bên trái/phải cột đang chọn.

   iii.            Chèn ô: Các bước thực hiện:

- Chọn số ô cần chèn.

- Thực hiện một trong hai cách sau để mở hộp thoại chèn ô:

+ Trong menu Table Tools/ Layout, click vào dấu mũi tên ở góc dưới bên phải nhóm Rows & Columns;

+ Right_Click và chọn Insert, tiếp tục chọn Insert Cells.

- Hộp thoại Insert Cells mở ra (hình 9.9)

+ Chọn Shift cells right để chèn ô mới và đẩy các ô đang chọn sang bên phải.

+ Chọn Shift cells down để chèn ô mới và đẩy các ô đang chọn xuống dưới.

+ Chọn Insert entire row/Insert entire column để chèn hàng/cột mới

   iv.            Xóa bảng: Các bước thực hiện:

- Chọn các hàng cần xóa.

- Right_Click và chọn Delete Table hoặc vào menu Table Tools/Layout, nhấn chọn Delete và chọn Delete Table.

      v.            Xóa hàng:  Các bước thực hiện:

- Chọn các hàng cần xóa.

- Right_Click và chọn Delete Rows hoặc vào menu Table Tools/Layout, nhấn chọn Delete và chọn Delete Rows

   vi.            Xóa cột: Các bước thực hiện:

- Chọn các cột cần xóa.

- Right_Click và chọn Delete Columns hoặc vào menu Table Tools/Layout, nhấn chọn Delete và chọn Delete Columns.

 vii.            Xóa ô: Các bước thực hiện:

- Chọn các ô cần xóa.

- Right_Click và chọn Delete Cells hoặc vào menu Table Tools/Layout, nhấn chọn Delete và chọn Delete Cells.

Sử dụng hộp thoại Table Properties

Để mở hộp thoại Table Properties, Right_Click lên bảng và chọn Table Properties… hoặc chọn bảng và trong menu Table Tools/ Layout, chọn Porperties (hình 9.14)

- Lớp Table: cho phép canh lề cho bảng, chọn đường viền và tô màu, chọn vị trí đặt bảng - Lớp Row: cho phép thay đổi độ cao của hàng.

- Lớp Column: cho phép thay đổi độ rộng của cột.

- Lớp Cell: cho phép thay đổi kích thước của ô, canh lề dữ liệu trong ô.

viii.            Kẻ khung và tô màu nền cho bảng: Các bước thực hiện:

- Chọn các ô cần kẻ khung và tô nền.

- Nhấn vào nút Borders để kẻ khung và nút Shading để tô nền (hình 9.16)

   ix.            Canh lề cho văn bản trong ô: Các bước thực hiện:

- Chọn các ô cần canh lề.

- Trong menu Table Tools/Layout, trong nhóm Alignment chọn các kiểu canh lề phù hợp ở góc bên trái.

      x.            Thay đổi hướng văn bản: Các bước thực hiện:

- Chọn các ô cần đổi hướng.

- Trong menu Table Tools/Layout, trong nhóm Alignment, nhấn chọn Text Direction để được hướng văn bản mong muốn.

   xi.            Ghép ô:  Các bước thực hiện:

- Chọn các ô muốn ghép.

- Trong menu Table Tools/Layout chọn Merge Cells

 xii.            Tách ô: Các bước thực hiện:

- Chọn các ô cần tách.

- Trong menu Table Tools/Layout chọn Split Cells, xuất hiện hộp thoại Split Cells (hình 9.17)

+ Number of columns: số cột được tạo thành.

+ Number of rows: số hàng được tạo thành.

+ Merge cells before split: ghép ô trước khi tách

Tách bảng @ Các bước thực hiện: - Đặt con trỏ nằm trên dòng cần tách (dòng đầu tiên của bảng mới) - Trong menu Table Tools/Layout chọn Split Table.

2.2.3.6. Tạo tiêu đề trang (Header & Footer)

Khi bạn thêm header và footer, word chuyển sang chế độ Page Layout là một cửa sổ cho phép nhập văn bản vào header hoặc footer và hiển thị menu công cụ Header and Footer Tools, đồng thời vùng soạn thảo văn bản thành màu xám. Ngược lại, khi bạn làm việc với vùng soạn thảo thì Header và Footer trở thành màu xám.

- Để thêm tiêu đề và hạ mục, trong menu Insert, nhấn chọn Header/Footer và chọn menu Edit Header/Footer.

- Hình 9.36, thanh công cụ Header and Footer Tools/Design

Thông thường trước khi in văn bản, cần định dạng trang in như định dạng khổ giấy in, các lề, hướng in… Tuy nhiên khi tạo một văn bản lớn hay văn bản bắt buộc đúng theo những qui định ban đầu thì vấn đề này rất mất thời gian. Vì có một số đối tượng đặc biệt là hình ảnh sẽ bị dịch chuyển so với vị trí ban đầu. Do đó, trước khi tạo một văn bản mới bạn nên định dạng trang in trước. Để định lề trang in, chọn menu File/Print/ Page Setup hoặc chọn Layout và click vào nút mũi tên trong nhóm Page setup.

Việc định lề trang in phụ thuộc vào chế độ bạn chọn ở Multiple Pages:

Định khổ giấy in (Lớp Paper)

- Paper size: định khổ giấy in, khổ giấy thường dùng là A4 (21x29.7 cm).

- Width: nhập vào chiều rộng của giấy.

- Height: chiều cao của giấy.

- Paper source: chọn mặc định (Default tray).

- Apply to: áp dụng các lựa chọn trên cho toàn văn bản (Whole Document) hay phần đang định dạng (This Section) hay từ vị trí con trỏ về sau (This point forward). Hình 9.39

2.2.4. In văn bản

Xem trước tài liệu in cho phép xem tài liệu trước khi in trong nhiều cách khác nhau. Trong một văn bản lớn, điều này rất cần thiết để bạn kiểm tra sự ngắt trang, kiểm tra các hình che phủ văn bản và kiểm tra một hàng đơn của đoạn chạy qua trang khác,…

Trong word 2013, để xem trước và in văn bản, chúng ta vào menu File/Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P. Màn hình Print Preview hiển thị ở phần bên phải (hình 9.41), phần thiết lập thông tin in ở bên trái.