Sức mạnh của một Hệ QTCSDL như Microsoft Access, là khả năng mau chóng truy tìm và rút dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau trong CSDL. Để hệ thống có thể làm được điều này một cách hiệu quả, mỗi bảng trong CSDL cần có một trường hoặc một nhóm các trường có thể xác định duy nhất một bản ghi trong số rất nhiều bản ghi đang có trong bảng. Đây thường là một mã nhận diện như Mã nhân viên hay Số Báo Danh của học sinh. Theo thuật ngữ CSDL trường này được gọi là khóa chính (primary key) của bảng. MS Access dùng trường khóa chính để kết nối dữ liệu nhanh chóng từ nhiều bảng và xuất ra kết quả yêu cầu.

Nếu trong bảng chúng ta đã có một trường sao cho ứng với mỗi trị thuộc trường đó chúng ta xác định duy nhất một bản ghi của bảng, chúng ta có thể dùng trường đó làm trường khóa của bảng. Từ đó cho ta thấy rằng tất cả các trị trong trường khóa chính phải khác nhau. Chẳng hạn đừng dùng tên người làm trường khóa vì tên trường là không duy nhất.

Nếu không tìm được mã nhận diện cho bảng nào đó, chúng ta có thể dùng một trường kiểu Autonunter (ví dụ Số Thứ Tự) để làm trường khóa chính.

Khi chọn trường làm khóa chính chúng ta lưu ý mấy điểm sau:

MS Access không chấp nhận các giá trị trùng nhau hay trống (null) trong trường khóa chính.

Chúng ta sẽ dùng các giá trị trong trường khóa chính để truy xuất các bản ghi trong CSDL, do đó các giá trị trong trường này không nên quá dài vì khó nhớ và khó gõ vào.

Kích thước của khóa chính ảnh hưởng đến tốc độ truy xuất CSDL. Để đạt hiệu quả tối ưu, dùng kích thước nhỏ nhất để xác định mọi giá trị cần đưa vào trường.

4.2. Cách đặt khoá chính

Ta có thể tự chọn trường làm khóa chính cho bảng bằng các bước sau đây:

Mở bảng ở chế độ Design View

Nhắp chọn trường cần đặt

Thực hiện lệnh Edit - Primary Key hoặc nhắp chọn nút  trên thanh công cụ của mục này .

)chú ý: Không phải mọi trường đều có thể làm khóa chính, mà chỉ có các trường có các kiểu dữ liệu không phải là Memo và OLE Object., Hyper Link.

Để hủy bỏ khóa chính hoặc các đã thiết lập thì thực hiện lệnh View - Indexes, trong hộp thoại này chọn và xóa đi những trường khóa đã thiết lập:

5. LƯU BẢNG

 Sau khi thiết kế xong, ta tiến hành lưu bảng vào CSDL, có thể thực hiện một trong hai thao tác sau:

 Thực hiện lệnh File - Save.

 Nhắp chọn nút  trên thanh công cụ của mục này (Table Design)

 6. HIỆU CHỈNH BẢNG

 6.1. Di chuyển trường: Các thao tác để di chuyển thứ tự các trường

 Đưa con trỏ ra đầu trường đến khi con trỏ chuột chuyển thành ¨ thì nhắp chọn.

 Đưa con trỏ ra đầu trường vừa chọn, nhấn và kéo đếnvị trí mới.

 6.2. Chen trường : Các thao tác lần lượt như sau

 Chọn trường hiện thời là trường sẽ nằm sau trường được chen vào Thực hiện lệnh Insert/ Row

 6.3. Xóa trường: Các thao tác lần lượt như sau Chọn trường cần xóa

Thực hiện lệnh Edit - Delete Rows

 6.4. Quy định thuộc tính của bảng

 Mở bảng ở chế độ Design View, chọn View/Properties

 Description: Dòng mô tả bảng

 Validation Rule: Quy tắc hợp lệ dữ liệu cho toàn bảng.

 Validation Text: Thông báo lỗi khi dữ liệu không hợp lệ