Chương III. Xử lý văn bản cơ bản (Tiếp theo)
1. Bắt đầu căn lề, kích thước cho văn bản:
+ Bước 1: Việc đầu tiên trước khi bạn tiến hành gõ văn bản, đó là bạn phải căn lề cho văn bản của bạn chuẩn đi đã. Bao gồm lề trái – left, lề phải – right, lề trên – top, lề dưới – bottom.
Tỷ lệ căn lề chuẩn trong văn bản Word (khổ giấy A4) thì đối với văn bản của các cơ quan hành chính sự nghiệp là:
- Lề trên (Top) được căn ở khoảng từ 2 cho đến 2,5 cm.
- Lề dưới (Bottom) được căn lề từ 2 đến 2,5 cm.
- Với lề trái (Left) cách mép trái từ 3 đến 3,5 cm.
- Lề phải (Right) có độ căn lề từ 1,5 đến 2 cm
-
Margins:
Với Margins là tùy chỉnh căn lề cho file văn bản của bạn. Bạn căn lề thế nào thì in ra như vậy thôi.
- Top – Căn lề trên
- Bottom – Căn lề dưới
- Left – Căn lề trái
- Right – Căn lề phải.
Bạn chỉ cần quan tâm đến 4 mục căn lề cho file Word ở trên thôi ạ.
+ Bước 2: Orientation – Chỉnh văn bản thành khổ ngang hoặc khổ dọc
– Bạn muốn soạn thảo văn bản ở khổ giấy dọc thông thường thì bạn để mặc định là Portrait.
– Ngược lại, nếu bạn muốn file văn bản của mình nằm ngang, bạn click sang Landscape.
2. Định dạng Font chữ cho Word:
Cách định dạng Font chữ cho Word khi văn bản của bạn đang là trang trắng:
Định dạng Font chữ thì các bạn có thể thực hiện với Font chữ, cỡ chữ, màu chữ, làm cho chữ in nghiêng, chữ in đậm…
Trong file Word của bạn, sau khi bạn đã căn lề chuẩn như ở trên rồi. Chúng ta thao tác định dạng Font chữ như sau:
- Bạn click chọn thẻ Home.
- Trong thẻ Home, bạn click vào góc dưới bên trái của mục Font như hình ảnh dưới đây hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+D để mở cửa sổ định dạng Font
Một số phím tắt thông dụng trong việc định dạng Font chữ trong văn bản Word như sau:
- Bôi đen văn bản và nhấn tổ hợp phím Ctrl+B để in đậm;
- Ctrl+D – mở hộp thoại định dạng font chữ;
- Bôi đen văn bản và nhấn tổ hợp phím Ctrl+I – để in nghiêng;
- Bôi đen văn bản và nhấn tổ hợp phím Ctrl+U – để gạch chân;
- Bôi đen văn bản và nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + > để tăng kích cỡ văn bản;
- Bôi đen văn bản và nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + < để giảm kích cỡ văn bản
3. Định dạng đoạn Văn bản trong Word:
Tại sao trong soạn thảo văn bản với các bản Word 2003, Word 2007, Word 2010, Word 2016. Chúng ta cần điều chỉnh đoạn văn bản? Việc điều chỉnh và định dạng đoạn văn bản trong Word là việc làm cần thiết để cho văn bản của bạn trông dễ nhìn hơn. Ngoài ra để văn bản dễ đọc, dễ hiểu, đúng với thủ tục nguyên tắc nhất.
Trước hết chúng ta cần bôi đen đoạn văn bản bạn vừa tạo.
Với việc định dạng đoạn văn bản, các bạn có thể thực hiện như hướng dẫn kèm theo hình ảnh ở trên đây.
Với cửa sổ Paragraph ở trên, các bạn có thể tùy chỉnh khoảng cách giữa các đoạn văn bản với nhau bằng mục Spacing ở phần After như hình trên.
Phần Line spacing các bạn tùy chỉnh khoảng cách dòng cho đoạn văn bản của mình.
Trong phần Indentation, các bạn sẽ điều chỉnh căn lề cho đoạn văn bản. Giá trị Special thể hiện các lựa chọn cho bạn. Nếu bạn để (none) thì cả đoạn sẽ thụt vào so với lề trái hoặc phải (do bạn chọn). Nếu bạn để First line tức là dòng đầu tiên sẽ thụt vào, còn Hanging là ngoại trừ dòng đầu tiên, phần còn lại của đoạn văn bản sẽ thụt vào.